Assistance freelance aux appels d’offres

Vous aimeriez vous positionner sur des appels d’offres des marchés publics, mais la complexité des procédures vous décourage ?
Vous avez même peut-être déjà essayé, mais sans succès…

Vous avez besoin d’une assistance pour répondre aux appels d’offres ?

Sachez que vous pouvez vous faire aider par une assistante indépendante !

Une secrétaire indépendante prend en charge le suivi de vos réponses aux appels d’offres à tous les stades de la procédure, depuis la veille, jusqu’à la facturation via Chorus Pro, en passant par la collecte des documents et éléments nécessaires à la constitution du dossier.

Quelles missions pour une assistance aux appels d’offres ?

Vous pouvez confier certaines ou la totalité de ces tâches à votre secrétaire indépendante.

➤ En amont, pour sélectionner les bonnes offres

• Vous aider à repérer les appels d’offres auxquels vous auriez intérêt à répondre
• Organiser votre veille en ce sens > Votre assistante peut s’en charger et vous soumettre celles qui entrent dans vos critères.
• Récupérer tous les documents nécessaires à l’analyse de l’offre pour vous aider à vous positionner
• Analyser le cahier des charges, le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), document complexe composé notamment du Règlement de Consultation (RC), de l’Acte d’Engagement (AE), du Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) et du Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)…

➤ Pour la réponse et le dépôt du dossier d’appels d’offres

Votre assistante indépendante peut vous aider sur les tâches suivantes :

• Mettre en place un rétroplanning pour une réponse dans les temps
• Prendre directement contact avec l’acheteur public pour ne pas que vous passiez à côté de quelque chose d’important, mieux comprendre les enjeux pour celui-ci pour y répondre au mieux
• Récolter les données, les formulaires administratifs, les justificatifs d’assurance, les documents d’acceptation des clauses spécifiques (AE, CCTP…), le mémoire technique, l’offre de prix…
• Y compris les documents de vos sous-traitants et co-traitants
• Vous assister pour le mémoire technique et sa mise en forme
• Déposer le dossier dématérialisé sur la plateforme numérique et procéder à la signature électronique de votre dossier.

➤ Après le dépôt du dossier

Votre assistante-freelance pourra se charger :

• Du suivi du dossier en lien avec l’acheteur public
• Du suivi du ou des chantiers avec vos partenaires
• Des facturations via la plateforme Chorus Pro
• De la gestion des reconductions des marchés
• Le cas échéant, de vous faire remonter les raisons du refus de votre dossier et les notes obtenues pour améliorer la performance de vos prochains dossiers.

Les bénéfices de faire appel à une assistance aux appels d’offres freelance

✓ En déléguant la partie administrative de vos réponses aux appels d’offres publics, vous vous libérez du temps pour ce qui est important :
C’est la qualité du mémoire technique qui fera toute la différence, même face à des offres moins chères.

✓ Vous améliorer vos scores en apprenant de vos expériences.
Plus vous répondrez à des appels d’offres, plus vous aurez de probabilités d’en remporter !

✓ Vous ne manquez plus les marchés importants grâce à la mise en place d’une veille sur les appels d’offres et les alertes de votre assistante indépendante !

✓ Répondre aux appels d’offres vous permet de vous ouvrir à de nouveaux marchés, d’obtenir des chantiers, avec un paiement assuré.

Les avantages du secrétariat indépendant

★ C’est flexible, sans engagement de volume ou de durée.
Vous ne payez que les heures de travail effectuées.

★ C’est facile dans la mise en place, sans autre formalité qu’un devis et une facture à payer.
Vous pouvez tester sur un premier dossier pour vous faire une idée de ce que ça peut vous apporter.

★ Vous disposez ainsi d’une personne dédiée à cette mission.
Vous gagnez en réactivité, en sérénité, en efficacité…

★ Votre secrétaire freelance est légalement soumise à une obligation de loyauté et de confidentialité.
Elle travaille dans votre intérêt.

Elle va rapidement devenir une véritable collaboratrice de votre entreprise.
Attention néanmoins à ne pas la confondre avec vos salarié.es.

✘ Cela relèverait du salariat déguisé et serait passible de sanctions financières et pénales.
https://croquefeuille.fr/?Le-risque-de-salariat-deguise

Comment choisir votre assistante-freelance pour répondre à vos appels d’offres ?

➤ Vous avez le choix de privilégier la proximité géographique et préférez une personne avec laquelle vous pourrez organiser des réunions de travail.

Notamment si vous comptez répondre à des appels d’offres qui émanent des collectivités locales, ce sera un atout que votre assistante connaisse bien les réseaux locaux.

➤ Dans d’autres cas, vous pourriez préférer choisir une personne spécialiste de votre secteur d’activité, comme la formation, l’audiovisuel, le médical…
Qui connaît bien les spécificités et les contraintes de votre métier.

Même si elle n’est pas spécialisée dans la réponse aux appels d’offres, une secrétaire indépendante pourra vous aider !
Elle aura toujours plus d’affinités et de patience que vous avec les procédures administratives.
Elle sera là pour vous rappeler les délais et prendre en charge tout un tas de choses dont vous n’aurez plus à vous occuper vous-même, vous libérant un temps précieux.

Plus longtemps vous collaborerez, plus vous gagnerez mutuellement en efficacité et en confiance, même si elle ne travaille pour vous que quelques heures par mois.

Les qualités d’une assistante aux appels d’offres

➤ Ses qualités sont d’abord techniques, puisqu’il s’agit de

• constituer un dossier complet dans les temps impartis
• tout en respectant les process imposés par l’administration :
• téléchargement des pièces, formulaires administratifs, mise en forme de la réponse dématérialisée, signature électronique, facturation numérique via Chorus Pro, etc.

➤ Elle devra donc être carrée et rigoureuse, aussi bien sur la conformité des pièces que sur le respect des délais.
S’il manque une pièce, votre dossier pourra tout simplement être écarté et vos efforts réduits à néant. Ce serait vraiment dommage !

➤ Si elle a en plus des qualités humaines et sociales, ce serait néanmoins appréciable :

Pour communiquer avec l’acheteur public, chercher à comprendre les enjeux, voire influer sur les prochaines offres (si, ça se fait !), améliorer les prochains dossiers…
Pour communiquer avec vos partenaires, internes dans les différents services, mais aussi les sous-traitants ou co-traitants…

Les tarifs de l’assistance aux appels d’offres

En tant que freelance, votre assistante fixe elle-même ses tarifs, qui pourront éventuellement faire l’objet d’une négociation entre vous, comme pour n’importe quel prestataire.

Certaines proposent des tarifs au forfait, notamment pour la partie veille.
Les réponses peuvent être facturées au dossier, mais pour les appels d’offres complexes, elles privilégient la facturation au temps passé.

Tout reste possible.
L’idée est que chaque partie s’y retrouve dans son intérêt à collaborer sur la durée.

Le prix horaire est le plus souvent compris entre 30 et 40 euros de l’heure, en fonction de l’expérience et de la spécialisation de la secrétaire.

Il est à rappeler que votre assistante-freelance assure elle-même sa formation, elle doit prendre ses congés, prévoir (peut-être) des périodes avec moins de missions (c’est le prix de sa flexibilité), garder du temps pour son administratif, sa comptabilité, les imprévus, et pour elle-même…

❀ Elle est professionnelle, flexible, réactive, mais humaine.
Si vous souhaitez qu’elle se plie en quatre pour vous aider à remporter ces nouveaux marchés,
Prenez-en soin ! Vous aurez tout à y gagner.

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