Béatrice DEBOUGY : « Je m’organise selon les demandes de mes clients »

Béatrice est secrétaire indépendante à Lyon (69)
Spécialisée en juridique, elle a créé Confluence Secrétariat en avril 2012, et propose des prestations de secrétariat et de retranscription audio pour les avocats, les médecins et les comités d’entreprise.

Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?

Béatrice DEBOUGY, secrétaire indépendante à Lyon depuis 6 ans. J’ai travaillé 15 ans en tant que sous-officier de gendarmerie où j’effectuais des tâches administratives, de gestion de personnel et de comptabilité.
Durant cette période, j’ai effectué une formation de secrétaire juridique, secrétaire médicale et comptable. Ensuite, dans le cadre d’une reconversion professionnelle, j’ai exercé pendant plus de 10 ans en tant que secrétaire dans un cabinet d’avocats.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de créer votre propre activité de secrétaire indépendante ?

L’idée m’est venue lorsque je travaillais en cabinet d’avocats où je me suis rendu compte qu’il y avait des périodes où j’avais moins de travail du fait de l’absence de mon patron, et que parfois il aurait eu besoin de moi à des heures différentes.
Je pense qu’avoir plus de disponibilité, de flexibilité des horaires et d’adaptabilité est quelque chose qui est recherché par mes clients. Pour ma part, je voulais être plus libre dans l’organisation de mes journées de travail et avoir des activités plus variées, tout en élargissant mes connaissances.

Quel statut avez-vous choisi et pourquoi ?

J’ai choisi de créer une EURL dès le départ, car c’est une structure qui correspondait à mes attentes et qui a réconforté mes premiers clients.

Comment s’organise votre travail ? Avez-vous une journée type ?

Je commence ma journée tous les jours à 8 heures. Je lis mes mails, ensuite j’organise mon travail selon les demandes de mes clients. Je fais une pause à midi et le soir je peux travailler jusqu’à 21 heures en fonction des urgences qui me sont demandées.
Il m’arrive de me déplacer occasionnellement pour rencontrer mes clients et répondre à un besoin ponctuel de leur part.

Qui sont vos clients ?

Je travaille essentiellement avec des cabinets d’avocats où je fais de la frappe (conclusions, assignation, consultation, préparation de BCP), établissement des factures, suivi des paiements, relance en cas d’impayés.
Je travaille aussi pour des petites entreprises où j’établis les devis, les factures, je prépare la comptabilité chaque mois pour le comptable et assure le suivi administratif.
J’interviens également pour des instances représentatives du personnel où je prends des notes au cours de réunion et ensuite je tape les comptes rendus.
J’ai également des experts et des médecins qui m’envoient des fichiers audios afin que je retranscrive les comptes rendus.
Des syndics de copropriété me confient l’envoi des convocations et procès-verbaux d’assemblée générale aux copropriétaires.

Savez-vous pour quelles raisons ils font appel à vos services ?

Certains ont fait appel à moi en complément de leur secrétariat pour des tâches qui demandent du temps, par exemple la frappe de conclusions ou longs documents.
Pour d’autres, une secrétaire à temps plein ne correspond pas à leurs besoins et le coût d’un salarié est trop élevé pour une petite structure, mais ils ont quand même besoin d’une secrétaire ponctuellement.

Ensuite, certains sont venus vers moi du fait de mon parcours professionnel, de mon professionnalisme, de ma disponibilité, de ma réactivité, de ma rigueur et de l’exigence dans le travail que j’accomplis, de mes compétences et de mes qualifications professionnelles, et de l’expertise de mon métier que je peux leur apporter.

Comment imaginez-vous votre activité dans quelques années ?

Je pense que mon activité aura évolué en fonction des demandes, de l’environnement et des besoins de mes clients.
Une remise en question est toujours nécessaire si on veut évoluer dans son travail.
L’avenir nous dira comment sera la secrétaire du 21ème siècle, mais notre métier existera toujours et on aura toujours besoin d’une secrétaire.

Pour en savoir plus :

La fiche de Béatrice DEBOUGY sur LEXIRIS.fr
Le site internet de Confluence Secrétariat