Caroline LOMBARD : « La parfaite assistante doit être un troisième bras »

Installée dans le Bas-Rhin, Caroline LOMBARD a créé Secrétario en 2012 et propose des prestations de gestion administrative, commerciale et marketing, mais aussi la gestion des ressources humaines et la transcription audio.

Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?

Bonjour, Caroline LOMBARD, la trentaine, gérante de l’entreprise Secrétario basée en région Alsace, et qui se charge de l’externalisation de la gestion administrative des professionnels et particuliers.

Je suis titulaire d’un BTS Assistante de Direction obtenu en 2004 (que l’on nomme aujourd’hui Assistante Manager). Mon parcours professionnel fut enrichi par différents types de postes : assistante de Direction d’un Chef de service et de ses collaborateurs, assistante d’un Directeur Général des Services Techniques et gestionnaire des Ressources humaines.

J’ai eu ainsi eu la chance de pouvoir côtoyer différents univers qui m’ont permis d’acquérir des atouts majeurs dans l’exercice de ma fonction : rigueur, autonomie, organisation, honnêteté, adaptabilité et discrétion.

Quand et pourquoi avez-vous décidé de créer votre propre activité de secrétaire indépendante ?

Après une décennie à me former aux ficelles du métier, je me suis sentie petit à petit à l’étroit dans un poste de salariée. J’ai alors découvert que l’on pouvait exercer le métier d’assistante indépendante en freelance, et pouvoir ainsi travailler avec plusieurs corps de métiers, voire des particuliers.

Fin 2011, j’ai entrepris les démarches nécessaires pour monter mon projet : créer ma propre entreprise. C’est ainsi que Secrétario a vu le jour en mars 2012.
La création de mon entreprise est le résultat d’un souhait d’indépendance, d’un besoin d’épanouissement professionnel et d’un désir de proximité avec la clientèle.

Quel statut avez-vous choisi et pourquoi ?

Étant au commencement d’une nouvelle activité qu’il fallait tester, tant au niveau clientèle qu’aux besoins réels du marché, j’ai opté pour le statut d’auto-entrepreneur. C’est un excellent tremplin pour évaluer son activité avec une simplicité rassurante dans les démarches.

Pour la clientèle, ce statut a de nombreux avantages :

• Pas de coût de recrutement, ni de frais de formation,
• Pas de TVA, pas de charges sociales,
• Un service souple, une prestation à la carte,
• La maîtrise du budget (pas de frais cachés).

Comment s’organise votre travail ? Avez-vous une journée type ?

Afin d’être efficace à chaque moment de la journée, j’établis un planning hebdomadaire qui est malléable. D’ailleurs, bien souvent, les demandes de mes clients sont urgentes, je dois donc m’adapter à leurs besoins régulièrement. Une journée type n’est pas vraie chaque jour, cependant elle peut se dérouler comme suit :

En premier lieu, il y a la consultation des dernières informations (mails, réseaux sociaux, sites officiels, veille…) puis l’éventuelle gestion des imprévus à mettre en place durant la journée.

En second lieu, j’effectue les prestations qui m’ont été demandées (gestion administrative, gestion du marketing et commercial, retranscription audio…)

Puis, se rajoute à ce planning, ma propre prospection, car il est important de toujours anticiper et de ne pas se reposer sur ses lauriers.

Qui sont vos clients ?

Mon cœur de cible tend vers les artisans, professionnels de santé, restaurateurs, petites et moyennes entreprises, grandes écoles, commerçants, associations… Mais aussi les particuliers (étudiants, personnes âgées…).

Aujourd’hui, ma clientèle se compose d’artisans, de professionnels de l’événementiel, de commerciaux, de particuliers et de professions libérales.

La diversité de ma clientèle est une réelle richesse pour moi !

Savez-vous pour quelles raisons ils font appel à vos services ?

La première motivation de ma clientèle quant au fait de contacter mon entreprise, c’est le surcroît d’activité ou le besoin de déléguer la partie administrative de leur activité.

Pourquoi m’ont-ils choisi ? Je me permets de leur demander, et revient systématiquement dans le discours la clarté et fraîcheur que dégage mon site internet. Ces premières impressions sont de suite validées après notre premier échange.

Ma vision du métier que j’exerce est aussi un point rassurant pour eux, comme je le dis souvent : « La parfaite assistante doit être un troisième bras ».

Comment imaginez-vous votre activité dans quelques années ?

Outre le fait d’acquérir de nouvelles compétences et asseoir encore plus notre métier auprès des entreprises et particuliers, j’ai comme projet à long terme d’agrandir ma structure afin d’y accueillir des salariés.

Il est important de se projeter et d’avoir des projets, ceci dit, avoir la tête sur les épaules est indispensable pour une chef d’entreprise !

En savoir plus :

La fiche de Caroline LOMBARD sur LEXIRIS.fr
Le site internet de Secrétario