Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante / télésecrétaire ?

On parle également d’externalisation administrative ou de sous-traitance pour les missions de secrétariat, c’est-à-dire le fait de confier à un prestataire externe des missions qui pourraient être exécutées en interne par une secrétaire salariée.

Il faut donc comprendre qu’une secrétaire indépendante exerce son activité à son compte.

Elle doit donc être immatriculée auprès d’un CFE (centre de formalité des entreprises) et disposer d’un numéro SIRET qui permet de vérifier son existence légale auprès de l’administration (www.infogreffe.fr).

>> Dans ce cas, elle exercera soit en entreprise individuelle (auto-entreprise, entreprise individuelle micro ou réel, EIRL…), soit elle aura créé une société (EURL, SARL, SASU, SAS…).

>> Elle peut également exercer légalement son activité au sein d’une autre structure dont elle est salariée (société de portage, coopérative d’activité et d’emploi), voire temporairement d’une couveuse d’entreprise (contrat CAPE).

Une secrétaire indépendante est donc liée à ses clients par un contrat de prestation qui peut également plus simplement se formaliser par la signature d’un devis et/ou d’un bon de commande assortis de conditions générales de prestations.

(Voir fonctionnement.)

En tant que prestataire externe, une secrétaire indépendante peut prendre en charge divers missions :

• Frappe de documents, mise en forme, relecture et correction
• Conception et mise à jour de base de données
• Assistance administrative (suivi des dossiers) et commerciales (suivi des relations clients)
• Assistance de gestion (tableaux de bord)
• La facturation et les relances de paiement
• Permanence téléphonique
• L’organisation d’évènement
• Etc.

(Voir les prestations.)

>> Une secrétaire indépendante peut exercer à distance, le plus souvent depuis son domicile.
Dans ce cas, on parle d’une secrétaire à domicile ou plus couramment d’une télésecrétaire.
Il convient de noter que certaines télésecrétaires exercent également depuis un télécentre, ce qui est plus rare dans le cas d’une télésecrétaire indépendante.

>> Elle peut également exercer chez ses clients : pour une mission ponctuelle, un remplacement de courte durée ou un besoin régulier de faible volume horaire (quelques heures par semaine) pour lequel il serait difficile de trouver une secrétaire salariée.

En aucun cas une secrétaire indépendante ne pourra intervenir sur un poste supposant un besoin régulier et permanent avec un important volume horaire.
Dans ce cas, le contrat de prestation qui lie la secrétaire à son client risquerait de se voir requalifier en contrat de travail à durée indéterminée (CDI) par l’administration et faire l’objet d’un redressement de charges sociales.
On parle alors de salariat déguisé dans le cas de travaux effectués souvent pour un seul client et dans le cadre d’un lien de subordination permanent (horaires et méthodes de travail imposés par le client).

(Voir dans quel cas faire appel à une secrétaire indépendante.)

L’activité des secrétaires indépendantes n’est pas réglementée et n’est pas soumise à des conditions de diplômes.
Il convient de noter que certaines activités étant elles-mêmes réglementées ne pourront être exécutées par une secrétaire indépendante.
C’est notamment le cas de la comptabilité dont l’exercice est régie par l’ordonnance 45-2138 du 19 septembre 1945 instituant l’Ordre des experts comptables.

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